質(zhì)量人為什么那么忙，那么累？

       在某微信群看到某位朋友說“做品質(zhì)的，天天都在救火，沒時間”。突然想到：質(zhì)量人員每天很忙，肯定是哪里出問題了！

       筆者在從事QA主管工作時，曾經(jīng)因為工作量很多，自己很忙，也很累。 后來，筆者就閑下來，整天沒事可干了。 今天，突然分享這個話題，就是希望幫助質(zhì)量管理人員，提高自己的工作效率，讓自己不忙，不那么累，活得輕松一些。

       筆者在某企業(yè)從事QA主管工作時，內(nèi)容主要包括15方面的內(nèi)容，即體系管理；培訓管理；客戶審計；認證審核；供應商管理；注冊管理；客戶關(guān)系管理；生產(chǎn)過程監(jiān)控；物料和產(chǎn)品放行管理；確認和驗證管理；變更管理；偏差管理；各部門溝通；法律法規(guī)和標準管理；其他。筆者下面分享的QA主管的工作，是筆者在當時所在的公司干的工作。筆者分享的內(nèi)容被稱為“第一次”，是因為筆者從0到1，需要建立相應的文件和模板，并不是只干過一次。

       第一、體系管理。筆者第一次負責質(zhì)量和食品安全體系（ISO9001：2008、HACCP和ISO220000：2005）；第一次專職負責公司蟲害控制工作；第一次組織和完成內(nèi)部審核工作；第一次組織和完成模擬召回演練工作；第一次組織和完成追溯演練工作；第一次組織和完成產(chǎn)品防護演練工作；第一次組織和完成管理評審工作；第一次組織和完成年度驗證工作；第一次組織和完成年度產(chǎn)品質(zhì)量回顧工作；第一次組織和完成質(zhì)量分析會；第一組織和完成質(zhì)量和食品安全體系換版工作；第一次組織和完成質(zhì)量和食品安全體系在線控制工作；……。筆者曾經(jīng)負責過ISO9001、HACCP、ISO 22000、FSSC 22000、IFS FOOD、BRCGS 以及ISO 14001和ISO 45001。很多體系從創(chuàng)建到體系換版都是筆者帶領(lǐng)團隊完成的。

       第二、培訓管理。筆者第一次外出參加中國醫(yī)藥協(xié)會舉辦的藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范（2010版）培訓；第一次給公司經(jīng)理和主管們培訓藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范（2010版）；第一次給公司生產(chǎn)部和質(zhì)量部員工培訓食品行業(yè)良好操作規(guī)范（GMP）；第一次準備各車間各崗位SOP培訓資料；第一次組織和完成ISO9001:2008內(nèi)審員視頻培訓工作；第一次外出參加質(zhì)量經(jīng)理職業(yè)培訓課程的培訓；第一次給化驗室培訓并推行控制圖；第一次翻譯法國總部GMP文件；第一次完成經(jīng)理和主管總部GMP培訓課件并組織培訓；第一次完成車間和化驗室總部GMP培訓課件并培訓；第一次參加法國總部ISO9001:2008和HACCP培訓；第一次參加法國總部SOL培訓；第一次外出參加中國醫(yī)藥協(xié)會舉辦的潔凈環(huán)境控制的培訓；第一次完成對清潔車間和微生物檢驗室潔凈環(huán)境控制的培訓；第一次參加歐洲專家5S培訓；第一次參加FSSC22000：2011內(nèi)審員培訓；第一次參加ISO9001:9001內(nèi)審員培訓；第一次外出參加食品企業(yè)蟲害控制的培訓；第一次組織和完成公司蟲害控制人員的培訓；第一次外出參加吉林省標準研究院舉辦的標準化知識的培訓；第一次完成員工公司化學品MSDS的培訓；第一次組織和完成質(zhì)量和食品安全體系年度回顧培訓工作；……筆者每次被派出去學習，學習回公司都要從上到下進行全面培訓。筆者在公司創(chuàng)建的一系列培訓課件都一直在公司被使用。此外，筆者推行的一些管理工具的使用，也一直被公司使用。

       第三、客戶審計管理。筆者第一次組織和完成國內(nèi)客戶的審計；第一次組織和完成臺灣客戶的審計；第一次組織和完成全球最大客戶的審計；第一次組織和完成美國客戶的審計；第一次組織和完成韓國客戶的審計；第一次組織和完成馬來西亞客戶的審計；……筆者在這里按照客戶的國籍進行了簡單的分類。實際上，筆者幾年內(nèi)接待了幾百起審計。最多時，同一天接待三個審計單位的審計（認證公司、客戶、官方）。

       第四、認證審計管理。筆者第一次組織和完成美國IFANCA認證審計工作；第一次組織和完成馬來西亞JAKIM清真食品認證審計工作；第一次組織和完成印度尼西亞MUI清真審計工作;第一次組織和完成中國伊斯蘭教協(xié)會清真食品認證工作；第一次組織和完成《藥品生產(chǎn)許可證》再申請工作；第一次組織和完成《食品添加劑生產(chǎn)許可證》再申請工作；第一組織和完成EDQM認證工作；第一次組織和完成質(zhì)量和食品安全體系認證審計工作（ISO9001：2008、HACCP和ISO22000：2005）；第一次組織和完成質(zhì)量安全體系認證（ISO9001：2008和FSSC22000：2011）；……筆者在這里按照認證機構(gòu)進行了簡單的分類。

       第五、供應商管理。筆者第一次負責供應商管理工作；第一次制定供應商考評SOP；第一次完成原料、輔助材料和包裝材料書面調(diào)查表并組織實施；第一次完成供應商現(xiàn)場審計計劃并組織實施；第一次制定包裝材料書面審計調(diào)查表。筆者在這里只是簡單分享了供應商審核和管理的相關(guān)內(nèi)容；……

       第六、注冊管理。筆者第一次完成出口到泰國的注冊工作；第一次完成出口到澳大利亞注冊工作；……筆者在這里分享的是當年的注冊管理。后來，筆者第一次完成CDE備案；出口歐盟的備案，（國內(nèi)第一家同類產(chǎn)品進入歐盟肯定列表的公司）；第一次完成藥品生產(chǎn)年度報告的編寫及提交；第一次完成《出口食品生產(chǎn)企業(yè)備案證明》的備案工作。

       第七、客戶關(guān)系管理。筆者第一次完成客戶書面審計工作；第一次完成客戶投訴處理工作；第一次完成客戶滿意度調(diào)查后續(xù)處理追蹤工作；……筆者在這里分享的是當年的客戶關(guān)系管理。

       第八、生產(chǎn)過程監(jiān)控。筆者第一次完成生產(chǎn)車間巡查計劃，并完成生產(chǎn)車間巡查。第一次完成操作SOP及工藝流程圖現(xiàn)場確認工作；……筆者在這里分享的是當年的生產(chǎn)過程監(jiān)控。

       第九、物料和產(chǎn)品放行管理工作。筆者第一次修訂物料驗收標準并根據(jù)標準進行物料放行；第一次確認客戶采購標準并根據(jù)客戶標準進行產(chǎn)品放行；……筆者在這里分享的是當年的物料和產(chǎn)品放行管理工作。后來，筆者第一次完成《產(chǎn)品規(guī)格書》的編制工作等。

       第十、確認和驗證管理工作。筆者第一次完成年度驗證總計劃并組織實施；……筆者在這里分享的是當年的確認和驗證放行管理工作。關(guān)于這一塊的內(nèi)容很多。有食品安全管理體系方面所要求的確認和驗證工作；也有《藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范（2010年修訂）》所要求的確認和驗證工作。

       第十一、變更管理工作。筆者第一次參與新建廠房變更工作，并負責相關(guān)驗證工作（設(shè)備驗證、清潔驗證和工藝驗證）；……筆者在這里只是簡單的分享了一下變更管理工作。其實，筆者所經(jīng)歷的變更工作很多，畢竟當時產(chǎn)能從3000噸擴產(chǎn)到6000噸，整個與生產(chǎn)相關(guān)的設(shè)施和設(shè)備都經(jīng)歷更新。

       第十二、偏差管理工作。筆者第一次完成偏差控制程序文件并組織實施；第一次完成OOS/OOT程序文件并組織實施；……筆者在這里只是簡單的分享了一下偏差管理工作。

       第十三、各部門溝通工作。筆者第一次與行政部溝通公司食堂管理；公司垃圾管理；廠區(qū)人流和車流管理；外來人員管理等工作。第一次與人力資源部溝通員工崗位說明書編寫工作；員工背景調(diào)查及員工健康管理工作；培訓效果確認工作；以及產(chǎn)品防護。第一次與采購部溝通物料驗收標準和供應商管理工作；第一次與銷售部溝通承運商管理和客戶反饋管理工作；第一次與設(shè)備部溝通設(shè)備管理和變更控制管理工作；第一次與工程部溝通廠房設(shè)施管理和變更控制管理工作；第一次與工藝部溝通工藝驗證和工藝參數(shù)確認工作、清潔驗證工作、工藝控制工作；第一次與生產(chǎn)車間溝通生產(chǎn)過程管理工作；第一次與化驗室溝通原輔料、包裝材料驗收標準、中間產(chǎn)品標準；檢驗計劃、檢驗方法確認與驗證工作；檢驗儀器確認與驗證工作等；第一次與鍋爐車間溝通蒸汽質(zhì)量問題；第一次與維修車間溝通維修設(shè)備時產(chǎn)品防護工作；第一次與IT溝通數(shù)據(jù)安全工作；第一次與倉庫溝通原輔料和成品儲存與管理工作；第一次與計量溝通公司儀器儀表管理工作；……筆者在這里只是簡單的分享了與各部門溝通工作。其實，大家都懂，溝通不是一次或者兩次就能解決所有問題的，需要反反復復很多次才能解決一個問題。

       第十四、法律法規(guī)和標準管理。筆者第一次負責食品和藥品生產(chǎn)方面的法律法規(guī)搜集和培訓工作。第一次負責公司原輔料、包裝材料和成品的相關(guān)標準并負責培訓和實施；……筆者在這里只是簡單的分享了法律法規(guī)和標準管理工作。法律法規(guī)和標準不僅需要搜集，還需要識別，并將識別出的與本公司的相關(guān)的內(nèi)容給公司有關(guān)部門和人員進行培訓，并督促實施。

       第十五、其他。筆者第一次完成吉林省優(yōu)秀出口企業(yè)質(zhì)量安全獎的申請工作；第一次完成吉林省質(zhì)量管理獎的申請工作；第一次完成吉林省名牌企業(yè)申請工作；第一次組織和完成標準化良好行為企業(yè)的認證工作；第一次參加吉林省高新技術(shù)企業(yè)的申請工作；第一次組織和完成中國輕工業(yè)聯(lián)合會技術(shù)發(fā)明獎申請工作；……筆者在這里只是簡單的分享了一些其他工作。大家都懂，崗位職責內(nèi)面的“其他”項，就是領(lǐng)導隨時會安排一些工作。

       綜上所述，作為QA主管，筆者當時真的很忙，也很累很累。當時，經(jīng)常和總經(jīng)理一起工作。總經(jīng)理每次都給我講亞太區(qū)質(zhì)量總監(jiān)每天要工作到什么時候。

       筆者看過一篇短文《女子從11樓跳下……》。一女子輕生，從11樓跳下看到10樓、9樓、……、1樓各自的情況之后，才發(fā)現(xiàn)一個事實“在我跳下之前，我以為我是世界上最倒霉的人，現(xiàn)在我才知道每個人都有不為人知的困境，我看完他們之后，深深覺得其實自己過得還不錯”。筆者當時想，很多朋友只有了解了別人的累之后，才會發(fā)現(xiàn)“我以為我是世界上最累的人，現(xiàn)在我才知道其實自己過得真不錯”。人活著，就要不停的奮斗，就會累。只是每個對累的理解、感受和承受力不一樣而已。

       筆者曾聽過很多工作中的朋友大倒苦水，都喊著累。總經(jīng)理“我最近太忙、太累了，壓力太大，有時都有點大小便失禁”； 采購經(jīng)理說“現(xiàn)在物料市場越來越困難，在環(huán)保壓力下，好多企業(yè)都不生產(chǎn)了，每開發(fā)一個新供應商都要耗費很多資源和精力，最重要的就是現(xiàn)在啥都漲價，而公司給的指標卻是要求降低，采購真是太難做了，太累了”；行政經(jīng)理“行政工作真不好做，不但要伺候好各位爺，還要管好同事的吃喝拉撒”；技術(shù)經(jīng)理 “技術(shù)開發(fā)，本是摸著石頭過河，還要提速降本，這工作真沒法做”； 生產(chǎn)經(jīng)理“管生產(chǎn)真是操心操肺，真他媽累啊”；質(zhì)量經(jīng)理“質(zhì)量管理工作可真不是人干的活，管的嚴不行；管的松也不行！自從做質(zhì)量管理工作，就沒有好好睡個覺。別人可以休假，唯獨質(zhì)量經(jīng)理不行”；人事經(jīng)理“招人，招人，天天招人，人招來留不住，屁股大點地方我去哪招人”；財務經(jīng)理 “現(xiàn)在融資工作太難了，我整天就是拆東墻補西墻，一個月融資多少次還款多少次”；銷售經(jīng)理“最近不知咋地，可能是壓力大，有點大小便失禁，我才30多歲啊”； 安全主管“安全無小事，事事都要看，都要查，每天都是老太太穿針，真累”；車間主任“車間主任，真不是人干的活，安全、質(zhì)量、產(chǎn)量、效率，節(jié)能降耗，事事都要管”；維修主任“維修工作真他媽太難做了，深更半夜，生產(chǎn)一個電話，就得火速趕往下場”；化驗室主任“公司產(chǎn)量逐年增加，物料數(shù)量不斷增加，檢驗樣品量指數(shù)級增長，檢驗項目越來越多，公司不但不增加人手，還想著減員，真是累死了”；倉庫主管“倉庫管理真難做??！首先要做好蟲害控制、還要做好溫濕度管理，更重要要管好物料和產(chǎn)品，以及賬務管理”；QA主管“我們就是消防隊，隨時待命準備救火”； 管理層說“真想去一線，做個操作員，只做一件，省心省力，多輕松，做管理真是勞心勞神”；一線員工說“我們工作真是太累了，車間夏天是蒸籠，都要蒸熟了；冬天是冷庫，快要凍成冰棍了。真羨慕那些當領(lǐng)導，坐在辦公室吹著空調(diào)，一坐就一天”。當然，這些人有的是真累，有的人是假累。每個人都覺得自己累，別人輕松。其實，只要活著，每個人都會累，只是累的方式和程度不一樣；只是每個人對累的理解和感受不一樣。

       總結(jié)

       質(zhì)量管理人員如果覺得很累，可能會是這幾種原因。第一、能力不足。這是很多初入職場的人士或者半道出家的質(zhì)量管理人員。第二、承擔的職責太多。首先，本該其他部門做的工作，領(lǐng)導安排質(zhì)量管理人員來做。筆者從事QA主管工作時，很多其他部門推動不了或者是不愿意干的事情都讓質(zhì)量人員干了。比如，工藝培訓。當時，工藝部門7人，按照生產(chǎn)SOP制作培訓PPT，總經(jīng)理都安排給我來做。其次，人手不足。筆者從事QA主管工作時，確認和驗證管理，很多制藥企業(yè)是一個團隊在負責，當時都由筆者一個人負責。最后，“其他”太多。筆筆者從事QA主管工作時，筆者參加吉林省高新技術(shù)企業(yè)的申請工作；以及組織和完成中國輕工業(yè)聯(lián)合會技術(shù)發(fā)明獎申請工作。這些完全可以由其他部門完成，但公司領(lǐng)導都安排給我。第三、企業(yè)的基礎(chǔ)太差。這樣的企業(yè)，一切都處于混沌狀態(tài)。產(chǎn)品不合格太多；產(chǎn)品合格率都沒有人統(tǒng)計?？蛻敉对V不斷，以及市場抽查經(jīng)常出現(xiàn)不合格。……筆者剛進入某企業(yè)，一次內(nèi)部審核都組織不起來。筆者一個人進行了一次內(nèi)部審核，然后建立了一系列文件和記錄，給大家培訓后帶著其他同事審核，逐漸帶出了一個內(nèi)部審核團隊。第四、部門配合和默契度太差。“部門墻”或者“大公司病”導致大家都很累。筆者一直認為，溝通不暢是企業(yè)中最大的問題。溝通成本過高，直接造成企業(yè)的運營成本過高。第五、個人的性格。當年，筆者剛參加工作當現(xiàn)場QA。每天，早上第一個進車間，配制洗手消毒液。車間員工進車間時，一個一個檢查著裝以及員工手部消毒情況。生產(chǎn)投料時，稱料員和復核員稱料過程，每稱一種物料，都要去稱上進行確認稱量數(shù)據(jù)。生產(chǎn)過程，除了取樣送回化驗室，就一直在車間現(xiàn)場，“盯”著現(xiàn)場。如果生產(chǎn)過程和環(huán)境都符合要求，就讓生產(chǎn)正常生產(chǎn)。如果達不到要求，就讓生產(chǎn)停產(chǎn)。當時，生產(chǎn)班長私下給我說過很多次，我“盯”得太死了，逼得生產(chǎn)經(jīng)理（臺灣人）都要辭職了。但是，班長說歸班長說，我還是那樣犟，就是盯著生產(chǎn)現(xiàn)場。曾經(jīng)，因為同事請假，我從第一天早上8：00上班直到第二天17：00下班，愣是在車間“盯”了33個小時，陪了生產(chǎn)三班人員。那天下班，一到住處，衣服都沒來及脫，就睡著了，直到第二天早上。那時，我和生產(chǎn)班長住在一起，班長是位40多歲的大叔，他多次給我說“你工作太認真了，這樣做會把你累垮的。你看看你們部門其他人員，能偷懶就偷一會懶”。偷懶，對我來說，真的太難了。我每天上班，總感覺有使不完的勁。

       寫這么多，自己都感覺累。那么，自己為什么那么累？首先，是性格的問題。就是什么事情都想親歷親為。上四年級第一學期時，臨近期末考試，自己的課堂筆記本丟了。語文老師說第二天要檢查，我前一天放學回家借的同學的課堂筆記，一夜沒有睡覺，在昏黃的煤油燈下將一學期的課堂筆記抄完。有的人批評諸葛亮，不夠聰明，活活把自己累死。但我知道，這句話對也不對。因為那是性格決定的。其次，是父母的教誨。自從參加工作以來，只要和父親通話，他就不停叮囑我“你一定要把工作做好，領(lǐng)導把工作交給你了，你就要拼盡全力去做好”。最后，工作方法不對。曾經(jīng)有很多同事告訴我，工作要講究方法。第一，工作要學會借力，我把它理解成打小報告而拒絕。第二，工作要學會拒絕，不能什么活都接，我因為臉皮博經(jīng)不住別人夸，永遠不會拒絕。第三，工作要學會授權(quán)和分工，把一些簡單的工作分給下屬去做，我總覺得下屬不是拖拉就是不盡心去做，都愿意親力親為。其結(jié)果，就是自己很累，很累！

       筆者從事QA主管的后期，相比以前工作輕松了很多，感覺整天沒事干。這是因為筆者帶好了QA,QA們都能勝任工作了。筆者就閑下來，整天沒事可干了。

       作者簡介：老陳，質(zhì)量管理專家，從事食品與制藥行業(yè)質(zhì)量管理和質(zhì)量控制相關(guān)工作近二十年，歷任QA主管、質(zhì)量部長、質(zhì)量經(jīng)理和生產(chǎn)廠長等職。在國內(nèi)著名的跨國明膠企業(yè)負責質(zhì)量和食品安全管理體系管理工作。