臨床研究別忽視財(cái)務(wù)管理！如何判斷CRO報價是否合理？

       “兵馬未動，糧草先行”，資金就是項(xiàng)目管理中的糧草。項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員往往具有良好的醫(yī)藥背景，非常重視臨床研究的專業(yè)知識、合規(guī)、項(xiàng)目進(jìn)展速度、項(xiàng)目相關(guān)的要求等，但對財(cái)務(wù)管理往往不夠重視。而實(shí)際上，財(cái)務(wù)管理也是很重要的。

       CRO財(cái)務(wù)管理

       九個指標(biāo)看住“錢袋”

       在啟動項(xiàng)目以后，CRO公司的項(xiàng)目經(jīng)理需要依據(jù)合同，定期查看項(xiàng)目執(zhí)行情況、工時花費(fèi)，并與申辦方合同中的規(guī)定進(jìn)行核對，在獲得申辦方批準(zhǔn)后定期根據(jù)項(xiàng)目完成情況開具發(fā)票。同時，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)合同中規(guī)定的工時數(shù)來安排相應(yīng)數(shù)量的臨床研究人員（監(jiān)查員、臨床研究主管、臨床研究助理等）到項(xiàng)目中。

       在CRO公司項(xiàng)目管理的財(cái)務(wù)管理中，通常要考慮以下因素：

       ★使用率（Utilization）

       使用率是指項(xiàng)目組成員花費(fèi)到收費(fèi)項(xiàng)目的時間所占的百分比。這種可計(jì)費(fèi)時間（billable time）與標(biāo)準(zhǔn)時間（Standard time）的比率是衡量產(chǎn)出率的標(biāo)志。公司人員又可分為可計(jì)費(fèi)（billable）人員和不可計(jì)費(fèi)（unbillable）人員兩種。

       一般而言，可計(jì)費(fèi)人員使用率應(yīng)該維持在80%以上，總體使用率應(yīng)該維持在65%以上。例如可計(jì)費(fèi)人員的使用率為80%，而可計(jì)費(fèi)人員占比為90%，那么總使用率就在72%。所以，項(xiàng)目經(jīng)理不但要保證項(xiàng)目組成員80%的時間是用在可計(jì)費(fèi)時間上，同時還要控制不可計(jì)費(fèi)人員的占比。

       所謂可計(jì)費(fèi)時間，也就是項(xiàng)目時間，即合同里羅列的時間，例如現(xiàn)場監(jiān)查8小時；不可計(jì)費(fèi)時間也就是合同里面沒有羅列的時間，例如監(jiān)查員學(xué)習(xí)SOP的時間、監(jiān)查員休年假的時間等。可計(jì)費(fèi)人員是指項(xiàng)目組成員，例如監(jiān)查員、項(xiàng)目主管、臨床研究經(jīng)理等，不可計(jì)費(fèi)人員如辦公室行政助理、業(yè)務(wù)拓展人員、直線經(jīng)理等。

       ★完成率（Percentage completed）

       完成率是指在給出的時間內(nèi)完成的項(xiàng)目預(yù)算中規(guī)定任務(wù)的百分比。完成率可以確定一個項(xiàng)目可獲得的可被認(rèn)可的收益。對于項(xiàng)目經(jīng)理來講，準(zhǔn)確報告完成率非常重要。

       如果項(xiàng)目進(jìn)展緩慢，人員成本居高而完成率低的話，那么由于可被認(rèn)可的收益下降會導(dǎo)致收益下降。在這種情況下，項(xiàng)目經(jīng)理必須采取措施調(diào)整人員成本，同時與財(cái)務(wù)人員溝通，核算成本和收益的情況。

       例如，原計(jì)劃有5個監(jiān)查員被分配在這個項(xiàng)目里，但由于某種原因，項(xiàng)目的進(jìn)展沒有預(yù)計(jì)那么快，患者入選數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于計(jì)劃數(shù)量。在這種情況下，項(xiàng)目經(jīng)理可調(diào)整監(jiān)查員數(shù)量，以減少項(xiàng)目成本。

       完成率可采用以單位為基礎(chǔ)的計(jì)算方法，例如計(jì)劃有100次監(jiān)查訪視，現(xiàn)在完成了30個，那么完成率就是30%。也可以用期限表示，例如計(jì)劃是12個月，現(xiàn)在第6個月已經(jīng)結(jié)束，那么項(xiàng)目就完成了一半。也有用計(jì)算單位和期限結(jié)合起來的方法。不同方法的選擇基于不同任務(wù)的特點(diǎn)。

       ★收益認(rèn)可（Revenue Recognition）

       收益是指有項(xiàng)目產(chǎn)生的可被認(rèn)可的收入。收益認(rèn)可是CRO公司在指定月份從項(xiàng)目中認(rèn)可收益的過程。需要提請注意的是，合同的類型對收益的認(rèn)可會產(chǎn)生影響。

       ★收益實(shí)現(xiàn)（Realization）

       收益實(shí)現(xiàn)是指可計(jì)費(fèi)的時間（billable time）最終轉(zhuǎn)化為公司收益的百分比。對于收益實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)應(yīng)該是百分之百，項(xiàng)目經(jīng)理有責(zé)任將項(xiàng)目成員所花費(fèi)的可計(jì)費(fèi)時間計(jì)算為相應(yīng)的價格，按照合同要求申辦方支付相應(yīng)的費(fèi)用。

       ★成本差異（Cost variance）

       成本差異是指收益與成本消耗之間的差異。

       CRO公司從本質(zhì)上講是一個人力資源公司，公司賺的錢來自申辦方所付的錢與CRO公司雇傭員工所付出的錢之間的差值。

       現(xiàn)在CRO公司成本增高的原因主要來自兩個方面：一是監(jiān)查員工資水平的增高，二是監(jiān)查員流動率增高。監(jiān)查員流動率增高，使CRO公司不得不分派更多監(jiān)查員在同一項(xiàng)目中。項(xiàng)目經(jīng)理需要計(jì)算成本與收益間的差異，不要辛辛苦苦地做項(xiàng)目，到最后發(fā)現(xiàn)實(shí)際上是虧錢的。

       ★資金消耗率（Burn Rate）

       資金消耗率是指在開展項(xiàng)目過程中資金消耗的速度。通常情況下，CRO的資金消耗會轉(zhuǎn)嫁到申辦方，因此申辦方的項(xiàng)目經(jīng)理更應(yīng)該注意資金消耗的速度。資金消耗的速度應(yīng)該與項(xiàng)目完成的情況相符合。

       ★項(xiàng)目總成本預(yù)算（Estimate at completion）

       項(xiàng)目總成本是指從一個項(xiàng)目開始到結(jié)束需要的總成本。項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目計(jì)劃階段就需要考慮到項(xiàng)目的各個環(huán)節(jié)，對可能產(chǎn)生費(fèi)用的環(huán)節(jié)都進(jìn)行分析，不要漏掉任何可能產(chǎn)生費(fèi)用的環(huán)節(jié)。

       例如使用中心化的讀片，在收集受試者CT片時，需要去掉受試者的身份信息。如果需要專門的軟件來做這個工作，需要考慮軟件費(fèi)用。使用電子病例報告表，需要考慮到有的醫(yī)院沒有網(wǎng)絡(luò)，需要額外提供Wifi裝備等。★儲備訂單（Backlog）

       儲備訂單是指已經(jīng)簽訂合同、但目前尚未開始的項(xiàng)目，以及正在進(jìn)行的項(xiàng)目中、尚未完成的剩余部分所包含的服務(wù)費(fèi)。這個數(shù)據(jù)往往是業(yè)務(wù)部門最關(guān)心的數(shù)據(jù)，項(xiàng)目經(jīng)理不一定對這個數(shù)據(jù)很敏感。

       ★生產(chǎn)率（Productivity）

       生產(chǎn)率也就是投入產(chǎn)出比。由于CRO行業(yè)是勞動力密集型行業(yè)，不同的部門投入產(chǎn)出比不一樣。有的部門技術(shù)含量相對較高，較少的人力投入可以獲得較高的利潤；而有的部門則相反。公司管理層不斷發(fā)掘新的業(yè)務(wù)，以獲得更高的利潤率，但真正開展新業(yè)務(wù)后，又經(jīng)常發(fā)現(xiàn)新業(yè)務(wù)不是事先預(yù)計(jì)的那么有利可圖。項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)臨床研究各部門的運(yùn)作，需要對各部門的利潤率進(jìn)行平衡。

       申辦方財(cái)務(wù)管理

       CRO報價是否合理看什么？

       申辦方公司的項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理同CRO公司的項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理有相似的地方，也有不同的地方。

       總的來講，如果是申辦方自己做項(xiàng)目，其財(cái)務(wù)管理與CRO的財(cái)務(wù)管理相似。但如果是申辦方將項(xiàng)目部分或者全部外包給CRO公司，那么申辦方的財(cái)務(wù)管理主要分為兩個部分：一是項(xiàng)目預(yù)算的制定，二是項(xiàng)目付款的控制。

       一個項(xiàng)目外包給CRO，總共需要多少費(fèi)用，是由兩個因素決定的。一是CRO不同的人員花費(fèi)在這個項(xiàng)目上的時間，二是CRO公司不同級別人員每個小時的費(fèi)用。兩個因素綜合考慮，形成了一個項(xiàng)目的總價。

       看CRO公司的報價是否合理，就應(yīng)該站在CRO的立場上，看一個項(xiàng)目下來，需要花多少人力和物力。臨床研究的成本很容易計(jì)算，就是一個人力成本。估計(jì)一個項(xiàng)目下來需要多少CRA、多少項(xiàng)目經(jīng)理，他們在這個項(xiàng)目上要花多少時間，這段時間里要付給這些CRA和項(xiàng)目經(jīng)理多少工資、獎金和福利。在這個成本的基礎(chǔ)上，再加上一個項(xiàng)目的利潤率，就可以得出一個項(xiàng)目的總報價。

       申辦方對CRO的付款有兩種方式：一種是根據(jù)項(xiàng)目的節(jié)點(diǎn)（Milestone）付款，另一種是根據(jù)每個月完成的實(shí)際工作，按月付款。兩種付款方式各有優(yōu)劣。例如，如果申辦方因?yàn)樽陨淼脑蛟斐身?xiàng)目的拖延，那么按照節(jié)點(diǎn)付款對申辦方有利。如果CRO的報價不夠清晰，報價中的很多時間沒有對應(yīng)的具體任務(wù)，那么按照實(shí)際完成工作付款對申辦方有利。

       讓項(xiàng)目的花費(fèi)符合預(yù)算，并能夠順利進(jìn)行，需要項(xiàng)目經(jīng)理在財(cái)務(wù)管理方面的經(jīng)驗(yàn)和技巧。